今回は仕事術に関する本のご紹介です!
世界的運用会社の会長、上場企業2社の取締役、医療財団と医学研究所の理事を務めながら、ハーバードビジネススクール上級講師を兼務、同時に本や雑誌の執筆を手掛けたという経歴を持つ方、アメリカ人のロバード・C・ポーゼン氏の著書です。超忙しそうな肩書ですが、毎日8時間睡眠と昼寝の時間を確保、7時までには帰宅し家族と夕食を共にするという生活を継続中である、スーパーパパがどのように仕事を進め、時間を使っているのかという点に関し、個人的な実践経験が記載されています。(そういう点ではハーバード式と言うか、ハーバードで教えている方の体験談ですね)
テレワークが一般的となり、長時間労働<仕事実績が求めらる中、仕事の生産性を意識して働く必要は男女問わず必須となった昨今、生産性や効率性に関し、自身にフィードバック出来る点はどんどん取り入れていきましょう!
私の感じた本書の全体的なメッセージとしては、「優先順位をつけて、要領よくやろうよ!」です。
以下、仕事術の印象的なポイントのエッセンスですので、是非仕事術としてご参考として下さい!!
■やる事に優先順位と、レベリングをしよう
やる事を長期・中期・短期に分類。更にそれらタスクが、個人的な目標なのか、上司or組織の意向なのか、レベリング。短期の組織目標は一番優先する等、今日、今週すべきことを明確化してスケジュールに記載、重要度ごとにつぶしていく。やり残しは次週のスケジュールに後倒し。
■雑務への時間は省エネで
上記のやる事リストを達成していくためには、時間の掛け方、即ち重要なことに時間を割くマネージメントを行う必要がある。OHAIO(Only Handle It Once=その場で処理する)原則に従い、雑務は最小限の時間で終える。例えば何かの出欠確認や事務処理連絡を受け取ったら、その場で完了すること。その他、雑務であれば、会議中に簡単なメール返信やレポート確認等のながら仕事を活用する。
■効率的な会議や打ち合わせを
そもそも会議は必要最低限が原則。基本的に会議を開く目的は、新規顧客開拓等の社外の人と個人的な関係を築く必要がある場合と、人を巻き込みたい場合の二つに限られるはず。
ある大学教授が行った学生の集中力に関する研究では、講義の最初の10分~18分間は講義に集中しているが、それ以降は気が散り始めたとのこと。社会人はもう少し長く我慢出来るかもしれないが、会議の所要時間を決め、必要資料を先に配布し、冒頭で説明者が要点を端的に(10分以内)に説明、その後の活発な議論を促すこと。
■アクティブ・リーディング、能読(=効率良く読む)を心掛けよう
アクティブ・リーディングは①構成を把握する、②前置きと結論を読む、③段落の最初の文章を拾うという3段階方式で実践出来る。何も考えずに最初から読み始めるわけではなく、方式に従い言葉や文章を読み飛ばしていくことで、自分が頭に入れたい内容に集中し、脳読を行うことで多くの情報を短時間でインプット出来る。
■読みやすく書こう
文章を書く時には、まずアウトラインを作ること。また、長文は少しづつ定期的に書くことで推敲力も集中力も高まる。良い文章は簡潔で正確な文である。だらだらと続く文章を作らない。
要約と結論は異なる。結論とは、読み手にアクションを起こさせるような提起が含まれるべきである。
その他、伝わりやすい伝え方や、上司や部下をハンドルする(自分が動きやすいように人をマネージする)こと、実りあるキャリア・人生の送り方が記載されています。(それらの点については、特段目新しい情報が無かったので割愛します。)
本書で私自身が一番気づかされたのは、ながら仕事も斜め読み(脳読)も仕事効率化を高める技術だ!ということです。一見それだけ聞くと、真面目に仕事していない様な、真面目な人ならそんなことしていいの?と思ってしまう行動ですが、仕事上大切なのは、組織や自身の役割において、求められる結果を求められる時間軸で出すこと。その為には、自身の与えられたタスク+やりたいことを、如何に限られた時間で最高のアウトプットにするかという点に集中することが必要です。要領よく、的を得た行動をすべきですね。そう、自身の中で的確な的を描いていれば、ながら仕事も斜め読みも武器になるのです!的外れな事に時間を割いて終わらなかったり、必要な情報を取得出来ずプラスアルファの結果を出せない人って、効率的に仕事が出来る人とは到底言えないですね。効率的という意味について、何となく思っていたことが分かり易く明確になりました!
最後までお読みいただきありがとうございます。
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